Bạn muốn tung ra một sản phẩm, dịch vụ mới? Bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, động thổ, khai trương cho công ty? Bạn muốn tổ chức một buổi dạ hội, một đám cưới đặc biệt hay một bữa tiệc riêng tư cho bạn bè và gia đình? Tổ chức sự kiện đem lại nhiều ý nghĩa và thông điệp cho người tổ chức và quan khách tham gia. Ngoài ra, đây cũng là phương thức PR hiệu quả của doanh nghiệp khi muốn đưa sản phẩm của mình đến nhiều hơn với công chúng.
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Ảnh: Gia Phạm JSC tại sự kiện Văn hóa - Du lịch ở thành phố Hòa Bình
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
2. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:
Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
3. Mục đích của tổ chức sự kiện:
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
4. Quy trình tổ chức sự kiện:
Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
Gia Phạm JSC luôn sẵn sàng trải thảm đỏ phục vụ sự kiện của bạn từ A => Z.
Gia Phạm mang lại cho bạn một cái nhìn mới, một quan niệm mới về lĩnh vực sự kiện và giải trí. Là một trong những Công ty Tổ chức Sự kiện hiếm hoi trên thị trường lấy giá trị nghệ thuật làm nền tảng và định hướng cho tất cả các sản phẩm, dịch vụ của mình. Khác biệt của chúng tôi với những Công ty Tổ chức Sự kiện khác chính là khả năng lồng ghép giá trị nghệ thuật vào tất cả các sản phẩm của mình một cách tinh tế và sáng tạo vượt trội.
Gia Phạm cung cấp đa loại hình dịch vụ sự kiện:
- Hội nghị, hội thảo
- Khai trương, khánh thành
- Lễ động thổ khởi công
- Lễ hội, Hội chợ
- Show diễn
- Team building
- Cung cấp nhân sự & thiết bị sự kiện
Với Gia Phạm JSC, khách hàng của một Công ty Tổ chức Sự kiện không phải là người trả tiền cho dịch vụ của mình, mà là đối tác chiến lược cùng phát triển lâu dài. Vì vậy, chúng tôi tin rằng, ưu tiên hàng đầu việc tối đa hóa giá trị của khách hàng sẽ mang lại cho mình các giá trị tương ứng.
Chúng tôi rất sẵn lòng tư vấn và đồng hành cùng quý vị tìm ra giải pháp phù hợp để giúp quý vị sở hữu một logo và cách thức phát triển một thương hiệu bền vững.
Gia Phạm JSC không theo đuổi danh hiệu Công ty Tổ chức Sự kiện hàng đầu mà chúng tôi tập trung phát triển thương hiệu cho các đối tác thông qua những sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất. Chúng tôi khát khao được đồng hành và ghi lại những dấu ấn thành công trong cuộc đời và sự nghiệp của bạn.
-------------------------------------------------------
Chúng tôi rất sẵn lòng tư vấn và đồng hành cùng quý vị tìm ra giải pháp phù hợp để giúp quý vị sở hữu một logo và cách thức phát triển một thương hiệu bền vững. Liên hệ để nhận tư vấn miễn phí ngay !
--------------------------------------------------------
Công ty Cổ phần Thương mại Gia Phạm
Địa chỉ: D36 - TT18 Khu đô thị Văn Quán, phường Phúc La, quận Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 0904.113327
Email: giaphamvietnam@gmail.com
024 3556 0920 / 024 35560921
/
