Tố chất nào cần có của một người tổ chức sự kiện?

12:04 02/04/2016

Bất cứ ngành nghề nào cũng đều yêu cầu ở chúng ta một hay nhiều tố chất quyết định, đó có thể là sự sáng tạo, óc tổ chức, óc quan sát, nhạy bén... hay là sự trung thực, nhiệt tình, lăn xả vào công việc... Nhắc đến tổ chức sự kiện event, đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị. Người tổ chức sự kiện cần là người có những tố chất đặc biệt hơn các ngành nghề khác.

Cẩn thận, tỉ mỉ, thận trọng

Mỗi Event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ bandrol treo ngay ngắn, hội trường không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng.

Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao mất mát. Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng, chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn.

Làm Event là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event của mình diễn ra một cách suôn sẻ.

Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai chewgum vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của Event và uy tín của chính mình.

tổ chức sự kiện

Sự năng động, chịu khó

Tổ chức event là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Những lúc chạy đua với deadline chương trình, người tổ chức event phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công.

Óc sáng tạo, thẩm mỹ

Sáng tạo để có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục đối với khách hàng, sáng tạo để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu, sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả... Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại cảm tình cho người tham dự.

Với kinh nghiệm tổ chức Event của mình, người viết nghiệm ra rằng sự sáng tạo cũng có thể được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng "đắc địa" để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

Kỹ năng tổ chức và teamwork – làm việc theo nhóm

Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện.

Kỹ năng teamwork giúp chúng ta làm việc nhịp nhàng với team của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong team mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một Event.

Sức khỏe bền bỉ

Thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập... là những đòi hỏi mà những người có sức khỏe không tốt không thể nào đáp ứng được. Bởi vậy cho nên đã xác định theo nghề thì bạn cần có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà tận dụng đến mức vắt kiệt sức lực của mình, nên nhớ làm Event là "trường kỳ chiến đấu" chứ không phải làm xong một sự kiện là chấm hết. Hãy sinh hoạt, ăn uống điều độ hàng ngày để dành sức lực cho những ngày "cao điểm", và nhớ luôn đem theo đồ ăn nhẹ bên mình, những cuộc nhịn đói kéo dài sẽ làm sức khỏe bạn xuống cấp rất nhiều.

Đam mê đối với nghề

Cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, để gắn bó với event, bạn không thể thiếu đam mê nghề nghiệp, yêu thích công việc. Đó là liều thuốc tăng lực trong công việc, trong những lúc khó khăn, và là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình.