Đối với một số sự kiện quy mô lớn, không phải ai cũng có một số tiền lớn để tổ chức cho sự kiện của mình, nếu thương hiệu hoặc sự kiện đáng được chú ý, mà chi phí hiện có của mình không đáp ứng đủ, xin tài trợ dự án là một điều không thể thiếu.

Để lên kế hoạch và xác định xin tài trợ cho dự án của mình, doanh nghiệp cần lên một bảng chi phí cụ thể chi tiết về những hạng mục sẽ có trong dự án, càng chi phí thì chi phí dự trù sẽ đỡ gặp phải rủi ro hơn.

Bạn cần chia ra mức độ và thứ hạng sẽ tài trợ cho dự án của mình, mức độ tài trợ sẽ được chia như sau: Tài trợ kim cương, tài trợ bạch kim, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ đồng,... tùy vào mỗi quy mô dự án mình sẽ chia hạng mức tài trợ, doanh nghiệp tài trợ nhiều nhất sẽ được xếp là thứ hạng cao nhất và mức độ ưu tiên cũng nhiều hơn so với các gói tài trợ khác.

Bạn cần biết rõ quy mô dự án tới đâu, đối tượng xin tài trợ có phù hợp với quy mô của mình hay không, giả sử chương trình của mình tổng chi phí để làm chương trình 100 triệu đồng đã bao gồm kinh phí dự trù 80%, tài trợ vàng là 90 triệu đồng, tài trợ bạc 80 triệu đồng, tài trợ đồng 70 triệu đồng, thì dù chỉ xin được tài trợ vàng hay bạc thì bạn cũng thực hiện đươc dự án này, nên một dự án 100 triệu không thể xin tài trợ từ một doanh nghiệp có sức ảnh hưởng, mà một dự án 1 tỷ đồng cũng không thể xin tài trợ từ một doanh nghiệp nhỏ. Việc xin tài trợ còn phải phụ thuộc vào hiệu ứng của sự kiện, nhà tài trợ cảm thấy dự án tốt, phù hợp với thương hiệu của họ thì tùy vào mức tài trợ họ sẽ lựa chọn.

Người liên hệ với nhà tài trợ phải là một người hiểu rõ chương trình, khi gọi đến cần giới thiệu mình đến từ đơn vị công ty nào, giới thiệu dự án một cách trọng tâm, không nên đi lan man những ý xung quanh và thể hiện rõ sự chân thành của mình khi muốn được nhận sự tài trợ từ họ. Sau khi trao đổi qua điện thoại, báo với họ về việc mình sẽ gửi một mail sang họ để xác nhận thông tin và thông tin về dự án này, trong mail này, cần thể hiện rõ những quyền lợi, ưu tiên của các mức tài trợ, cũng cần xin một ngày được gặp mặt trực tiếp để trình bày dự án và hợp đồng quyền lợi giữa 2 bên.

Nhà tài trợ phải là doanh nghiệp tài trợ nhiều chương trình, với những công ty đã từng tài trợ nhiều dự án thì việc xin tài trợ sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

Có rất nhiều người thường mắc phải sai lầm khi gặp nhà tài trợ, đó là chọn người lên ý tưởng dự án để thuyết trình với khách hàng thay vì chọn người thuyết trình giỏi. Những người có kinh nghiệm thuyết trình sẽ biết trình bày những điều cần nói tới, không nói xung quanh quá nhiều về ý tưởng, cũng không nói quá nhiều về quy mô của mình, cho họ thấy những quyền lợi mà họ sẽ được khi tài trợ vào dự án này thay vì nói những lợi ích mà mình sẽ cho khi tài trợ vào sự kiện của mình.

Một nhà tài trợ, điều họ quan tâm nhất là lợi ích của họ, lý do mà bạn chọn họ làm nhà tài trợ, cho họ thấy được dự án của mình phù hợp với doanh nghiệp của họ, xứng đáng với gói tài trợ mà họ bỏ ra. Lựa chọn một người nói nhiều về dự án sẽ không mấy khả thi bằng những người nói trọng tâm vào dự án, người thuyết trình giỏi sẽ thuyết phục nhà tài trợ bằng sự trình bày chuyên nghiệp của họ.

Một trong những điều mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều muốn nhận được sau mỗi dự án họ đầu tư đó chính là kết quả sau cùng, bảng báo cáo này đính kèm những hình ảnh về sự kiện ngày hôm đó, độ phủ và hiệu ứng của sự kiện. Điều này dù cho nhà tài trợ có yêu cầu hay không thì bạn cũng cần thiết phải gửi cho họ, cho họ thấy sự tôn trọng của bạn đối với họ không đơn thuần là một nhà tài trợ cho một chương trình, họ sẽ cảm thấy sự chuyên nghiệp và ưu tiên cho các gói tài trợ tiếp theo từ dự án của bạn.