Làm thế nào để truyền thông trong tổ chức sự kiện có hiệu quả?

12:04 06/04/2016

Truyền thông là một trong những yếu tố không thể thiếu trong các hoạt động quảng bá sản phẩm, phát triển thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp, và đặc biệt là đối với các sự kiện. Một sự kiện thành công khi nó được truyền thông hiệu quả, được nhiều người biết đến và được giới truyền thông đánh giá tốt. Vậy làm thế nào để truyền thông có hiệu quả?

tổ chức sự kiện

Truyền thông trên mạng xã hội

Đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện lên các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook và Twitter. Những người kết nối với bạn sẽ được thông báo. Khuyến khích các thành viên trong ban tổ chức của bạn cũng làm như vậy, nếu họ có một blog, yêu cầu họ chia sẻ liên kết sự kiện với các kết nối của họ, bạn bè và những người quan tâm. Bây giờ tất cả các kết nối của họ sẽ thấy rằng họ đã đăng ký. Bằng cách này bạn đã vượt ra ngoài mạng ngang hàng của bạn và mở rộng danh sách khách mời của bạn. Một lần nữa, sử dụng báo cáo mà các trang web hiện nay đều có sẵn để giúp xác định những nơi tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn. Nếu bạn tham gia vào cộng đồng trực tuyến, chẳng hạn như các diễn đàn hoặc blog sẽ giúp ích nhiều hơn trong việc thúc đẩy sự kiện của bạn trong cộng đồng.

Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông

Bạn tổ chức tất cả các chương trình sự kiện đều có những phương thức marketing riêng, để đảm bảo sự kiện có đông người tham dự và thành công. Khi bạn tài trợ cho một chương trình, bạn sẽ tự động được quảng bá trong suốt quá trình trước khi chương trình thực sự diễn ra. Một số chương trình được quảng bá qua các phương tiện truyền thông địa phương, một số chương trình khác được quảng bá trên các phương tiện truyền thông quốc gia. Việc này giúp cho doanh nghiệp của bạn được biết đến rộng rãi trên thị trường, kể cả những nơi mà bạn chưa vươn tới.

SMS Marketing

SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận được tin nhắn thông báo về Crazy Sales Event sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích và chuyển tiếp tin nhắn này cho nhiều bạn bè biết để tham dự. Database số điện thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ hội nhận được những phản ứng tích cực về Event như vậy càng cao.

Facebook Event

Nói đến quảng cáo và truyền thông sự kiện, không thể bỏ qua Facebook Event. Công cụ nổi tiếng này giúp quảng bá, lan tỏa sự kiện tới khách hàng một cách nhanh nhất và đúng đối tượng nhất thông qua facebook ads và chức năng Invite. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đăng ảnh bìa sự kiện, cập nhật các hoạt động diễn ra trong sự kiện nhằm tạo tương tác và truyền thông.

Có quan hệ tốt với giới truyền thông

Bạn nên tạo quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, hoặc có một nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết nhiều phóng viên, nhà báo. Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có nhiều offer tốt và tư vấn kế hoạch rõ ràng cho bạn sao cho hiệu quả. Tốt nhất không nên tự làm, vừa phải ôm đồm mà không mang lại kết quả như mong đợi.

Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất lôi kéo khách hàng,công chúng thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác như tổng kết, cô đọng, những điều ấn tượng, tiêu biểu nhất trong sự kiện, về thông điệp cũng như thương hiệu của doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng, người tham dự.