Cụm từ Team Building còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Một số người thường nhầm lẫn hoặc gộp chung dịch vụ này với du lịch. Một số khác cho team building là kỹ năng làm việc nhóm cần thiết khi chuẩn bị đi làm. Thật ra, team building là một quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công việc hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó. Là một loạt các hoạt động bao hàm nhiều phần. Trong đó đôi khi có những chuyến đi xa của tập thể để tổ chức team building. Trong các chương trình được thiết kế, team building nhấn mạnh các mặt của con người trong lao động, học tập và trao dồi kỹ năng; để giúp các doanh nghiệp xây dựng môi trường văn hoá cho mình thông qua yếu tố con người.

Team building chính là liều thuốc tinh thần hữu hiệu nhất để “chữa lành” những khuất mắc, điểm yếu của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà team building mang lại: Tạo cho các thành viên quen dần với mục đích công việc; Giúp mọi thành viên cùng tham gia các hoạt động của doanh nghiệp; Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ; Hiệu chỉnh suy nghĩ từng cá nhân và cả tập thể; Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ; Sự giao tiếp giữa các thành viên này càng trở nên thân thiện hơn.

Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và những thay đổi. Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đến được mục tiêu lớn hơn.

Để có được ý tưởng, chủ đề team building, doanh nghiệp cần xác định được mục đích của team building lần này là gì? Loại hình cho hoạt động lần này là như thế nào?

Team building kết hợp du lịch.

Team building games.

Team building sự kiện, gặp gỡ, hội nghị, hội thảo…

Team building thực hành, bài tập…

Dựa trên các hình thức chương trình đã chọn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn cho việc lên ý tưởng và chủ đề team building. Nên nhớ rằng chủ đề cần mang được tính sự kiện (liên quan đến hình thức chương trình); tính doanh nghiệp; tính tập thể, cộng đồng.

Để có được ý tưởng chủ đề cho chuyến team building này; sau khi xác định được mục đích của chuyến đi, doanh nghiệp nên nắm rõ được thị hiếu của nhân viên mình. Vì nếu không có được “mẫu số chung” của tất cả mọi người, chuyến đi sẽ trở nên rất rời rạc và càng làm mất đi sự hứng thú, nhiệt tình tham gia từ mọi người.

Team building là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi như: bãi biển, khu vực sông nước, núi non, sân chơi rộng, rừng hay trong nhà… Và doanh nghiệp có thể kết hợp chương trình team building với các tour du lịch tham quan tuỳ theo mục đích của chương trình.

Như đã nói về thị hiếu của nhân viên, doanh nghiệp hãy lựa chọn địa điểm mà đa số mọi người muốn đi nhất. Lưu ý về khoản chi phí đề ra khi lên địa điểm.

Ngoài ra thời gian, thời điểm tổ chức cũng là điều doanh nghiệp cần quan tâm. Thời gian cho chuyến team building sẽ kéo dài bao nhiêu ngày? Thời điểm cho chuyến đi có thích hợp với mùa màng của địa điểm dự tính hay không? Đó là những gì doanh nghiệp cần trả lời để có được địa điểm và thời điểm phù hợp cho team building của mình.

Số lượng người tham dự ảnh hưởng rất nhiều đến việc checklist và lên kế hoạch cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định chính xác số lượng người tham gia bằng cách khảo sát và xác nhận lại nhiều lần. Lúc này doanh nghiệp cần lên kế hoạch đăng ký cho từng cá nhân. Từ đó thu hoạch được con số chính xác.

Lưu ý có thể các thành viên cũng muốn dẫn theo con cái và gia đình (đối với những chuyến đi dài ngày). Doanh nghiệp có thể cho họ đăng ký và chi trả những khoản phí theo yêu cầu nhất định tùy vào chế độ của công ty.

Khi có được địa điểm cụ thể cho team building. Nếu là chương trình du lịch qua đêm, thì doanh nghiệp cần phải tìm kiếm thêm nơi ở cho mọi người. Có thể là các khách sạn, resort…

Nên tham khảo giá cả và chất lượng hợp lý.

Đảm bảo được sự thoải mái nhất định cho mọi người.

Phù hợp với ngân sách đề ra.

Chọn nơi ở nên gần địa điểm tổ chức team building để tiết kiệm thời gian di chuyển.

Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.

Cơ cấu món ăn hợp lý.

Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương nếu là tour du lịch.

Thực đơn phải được thay đổi từng bữa.

Không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.

Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của nhân viên như ăn chay, dị ứng...

Các hoạt động, trò chơi có trong chương trình

Để có thể tổ chức tốt một chương trình trò chơi team building thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau:

Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của trò chơi.

Phải nắm rõ địa hình, địa thế của nơi tổ chức.

Lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp.

Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ cho trò chơi.

Đa số mọi người thường thuê xe khách để làm phương tiện di chuyển team building. Xe khách có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ... Những chú ý khi lựa chọn xe khách cần chú ý một số điểm sau:

Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng).

Hạn chế việc thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe).

Sau khi đã có được các thông tin cơ bản, tiếp đến trong bước lên kế hoạch là lên kịch bản chương trình. Kịch bản team building có thể là lịch trình du lịch. Chung quy cũng sẽ bao gồm danh sách các hạng mục, đề mục hoạt động cụ thể, chi tiết.

Lưu ý nên có mục tên người đảm trách nhiệm cho nhiệm vụ đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có được một ban tổ chức nhất định. Để mà phân chia công việc hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ chương trình.

Đây là bước không bắt buộc vì bạn hoàn toàn có thể phân công nhiệm vụ chụp ảnh cho 1 thành viên trong công ty. Tuy nhiên nếu muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp và có đầy đủ thành viên thì việc thuê ekip có kinh nghiệm. Những bức ảnh đẹp chính là kết quả của một chương trình team building thành công.

Tổ chức team building không chỉ là gắn kết, xả stress… mà hơn cả là muốn lưu giữ những kỉ niệm cùng nhau bằng những bức hình, những thước phim. Đồng thời dùng đó làm các ấn phẩm truyền thông mạnh mẽ về sau cho doanh nghiệp.

Dự toán ngân sách tổ chức là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức team building.

Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính giá thành thực tế của sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện. Còn đã là dự toán nó sẽ mang ý nghĩa là việc tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính.

Khi tiến hành chương trình team building, ban tổ chức cần giám sát và kiểm tra tiến độ liên tục. Các phòng ban đảm nhiệm các nhiệm vụ cần báo cáo tiến độ hoặc các sự thay đổi trong kế hoạch. Để có nhiều phương án dự phòng khác khi sự cố xảy ra.

Doanh nghiệp nên thuê các công ty tổ chức sự kiện, du lịch uy tín để có thể quán xuyến cả chuyến đi. Nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp luôn trong trạng thái quản lý chương trình mà quên mất mục đích chuyến đi là để vui chơi, thư giãn.