Khác với những sự kiện trong nhà, khách sạn, với sự kiện ngoài trời, nhà tổ chức sự kiện sẽ phải tự lo liệu bãi để xe cho khách. Để thực hiện điều này không phải quá khó nhưng cũng không dễ dàng, đầu tiên nhà tổ chức sự kiện phải xác định được số lượng người dự định sẽ tham gia sự kiện.

Với những sự kiện quy mô mở rộng không giới hạn số lượng khách tham dự, nhà tổ chức cũng cần phân tích về lượng khách có thể tham gia, những yếu tố ảnh hưởng đến lượng khách để đưa ra một con số ước lượng chính xác nhất.

Dựa vào con số vừa đưa ra, các nhà tổ chức sự kiện sẽ bắt đầu tiến hành chọn địa điểm và nhân công giữ xe phù hợp, nên chọn những địa điểm rộng, thoáng, an ninh tốt để giúp công việc giữ xe được bảo đảm hơn.

Việc tổ chức hoạt động ngoài trời sẽ tạo điều kiện cho các nhà tổ chức sự kiện có không gian để phát triển ý tưởng trang trí của mình mà không bị gò bó. Tuy nhiên, nó cũng sẽ là cản trở nếu người tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm. Để một không gian sự kiện ngoài trời thu hút được khách mời nó cần làm nổi bật được khu vực trung tâm.

Những vật dụng trang trí được sử dụng trong các sự kiện này thường là bóng bay và hoa, ngoài ra tùy theo từng loại sự kiện mà có thể thêm những yếu tố trang trí khác như banner, phướn dọc,... xung quanh khu vực.

Khác với những sự kiện trong nhà, với sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và gió lớn. Lường trước các rủi ro này và đưa ra các phương án dự phòng phù hợp và trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, với các sự kiện ngoài trời, chỗ ngồi cũng như âm thanh ánh sáng cũng là những yếu tố cần được quan tâm, luôn dự phòng sẵn ghế ngồi để phục vụ cho quan khách tham gia và đảm bảo âm thanh ánh sáng luôn hoàn hảo.

Với những bữa tiệc ngoài trời, việc an toàn vệ sinh thực phẩm luôn là vấn đề quan trọng được đặt lên hàng đầu. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn uống uy tín, đảm bảo vệ sinh và có kinh nghiệm cung cấp cho nhứng sự kiện hoạt động ngoài trời quy mô lớn.

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những vụ xô xát do mâu thuẫn và gây ra những hậu quả đáng tiếc. Một phần vì những sự kiện này không hạn chế đối tượng tham gia một phần cũng vì không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý. Vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời quy mô lớn, bạn nên tìm những địa điểm có an ninh tốt đồng thời cũng huy động thêm nhân viên để đảm bảo an toàn an ninh trong quá trình này.

Với những bữa tiệc ngoài trời, vấn đề vệ sinh luôn là vấn đề đáng lo ngại, nhất là ở nước ta, phần đông người dân vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ gìn vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi thường gặp phải. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn dẹp vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện, bên cạnh đó bố trí nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức sự kiện cũng giúp hạn chế tình trạng này.

Ngoài ra, một vấn đề vệ sinh nữa là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn với lượng khách tham gia lên đến vài nghìn những chỉ có 2 nhà vệ sinh khiến khách tham gia muốn đi vệ sinh phải xếp hàng dài để chờ đợi. Với tình trạng này, phương pháp tối ưu nhất là đặt các nhà vệ sinh lưu động tại các khu vực của sự kiện. Để thuê nhà vệ sinh lưu động, bạn có thể liên hệ công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.