Làm sao để tổ chức sự kiện thành công nhất?

12:03 03/03/2016
Tổ chức sự kiện là thực hiện, điều hành các công việc từ hình thành ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện, triển khai sự kiện, tổng kết đánh giá sự kiện, nhằm mục đích truyền đi một thông điệp cụ thể của công ty hay khách hàng đến với người tham gia sự kiện. Nhìn chung các sự kiện đều có chung một quy trình tổ chức cụ thể, sau đây Gia Phạm Jsc xin giới thiệu về các bước của quy trình tổ chức sự kiện.
Bước 1:Tiếp nhận thông tin khách hàng hoặc cấp trên

Khi nói về quy trình tổ chức sự kiện thì việc đầu tiên đối với những người tự đứng ra tổ chức sự kiện cho công ty của mình là tiếp nhận thông tin của cấp trên trong công ty về sự kiện dự định tổ chức. Còn đối với đơn vị tổ chức sự kiện (Agency) thì việc đầu tiên cần phải làm đó là lấy thông tin của khách hàng. Ví dụ như: lý do tổ chức sự kiện, đặc điểm, mục đích, địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện, số lượng người tham dự sự kiện, kinh phí dự trù cho sự kiện...

Bước 2: Phân tích bối cảnh tổ chức sự kiện

Cần phân tích một cách thấu đáo bối cảnh, để dự trù, phán đoán được những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Nhiều người làm sự kiện chủ quan khi khảo sát địa điểm, dẫn đến nhiều sự cố không mong muốn xảy ra cho chương trình của họ. Càng khảo sát kỹ địa điểm, càng tiết kiệm được chi phí và tránh bể show không đáng có.

Làm sao để tổ chức sự kiện ấn tượng nhất?

Khi khảo sát, nhất thiết phải chú ý, nếu ở ngoài trời thì xem bốn bề địa điểm có điểm tựa không, nơi gần nhất cung cấp điện nước ở đâu, có chỗ trú mưa tránh nắng không, thời tiết ra sao vì vấn đề mưa nắng, gió bão, lạnh nóng… sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up.

Bước 3: Hình thành ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Sau khi có được những thông tin chính thì những người làm công việc tổ chức sự kiện tiến hành lên ý tưởng cho chương trình. Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện thường được những người làm sự kiện ví như ‘’ linh hồn của sự kiện’’, nên bước hình thành ý tưởng cho sự kiện hết sức quan trọng. Và sau khi đã có được ý tưởng chủ đạo thì người tổ chức sự kiện sẽ phát triển được chủ đề chính cho sự kiện đó. Nói ý tưởng là ‘’linh hồn của sự kiện’’ thì chủ đề sẽ là “diện mạo của sự kiện”. Chủ đề sẽ chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở sự kiện.

Ví dụ: Một sự kiện ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho lứa tuổi teen. Ý tưởng có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn chủ đề luôn thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng” đó, có thể qua các gam màu rực rở trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster, standee…, qua các trò chơi trong sự kiện thật sôi nổi, trẻ trung và năng động.

Làm sao để tổ chức sự kiện ấn tượng nhất?

Để có ý tưởng và chủ đề những người làm tổ chức sự kiện phải dựa trên các thông tin đặc điểm của sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình phát triển ý tưởng và chủ đề thì đòi hỏi phải có một nhóm người cùng ngồi lại để cùng tiến hành công việc.

Bước 4: Viết kế hoạch cho sự kiện

Từ ý tưởng chủ đạo người làm sự kiện phát triển ra thành nhiều ý tưởng nhỏ khác. Tuy nhiên các ý tưởng này bắt buộc phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người làm tổ chức sự kiện phải làm một bản phác thảo kế hoạch còn gọi là (viết Proposal) trình bày bằng PowerPoint hoặc là Video Clip dựa trên ý tưởng đó.

Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng hoặc cấp trên thấy được bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện sự kiện đó như là: Y tưởng của chương trình, mục đích, mục tiêu của sự kiện, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông cho sự kiện, cách thức đo lường hiệu quả của sự kiện

Tất nhiên người ta sẽ nhàm chán và khó hiểu nếu như bản kế hoạch toàn là chữ. Vì vậy để cho người đọc kế hoạch hình dung ra được “mặt mũi” của chương trình thì bản thiết kế cần có nhiều hình ảnh, sơ đồ, bảng biểu sáng tạo, bắt mắt, ví dụ như: bandrol, vé mời, phông nền sân khấu (backdrop), tờ rơi, bối cảnh của sân khấu, bối cảnh toàn bộ sự kiện...

Một phần không thể thiếu là lập bản dự trù kinh phí (nếu công ty tự tổ chức) hay là bản báo giá của đơn vị tổ chức sự kiện làm cho khách hàng.

Bước 5: Thuyết trình kế hoạch

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện đơn vị tổ chức sự kiện bắt đầu cho bước gặp khách hàng hay là đối với người tổ chức sự kiện cho công ty thì gặp cấp trên để thuyết trình. Thông qua việc thuyết trình người tổ chức phải thuyết trình cho khách hàng hay cấp trên thấy được kế hoạch đáp ứng được mong đợi của họ, làm cho họ hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi ra sao và mức độ kinh phí hợp lý.

Bước 6: Tổ chức triển khai và diễn biến sự kiện

Làm sao để tổ chức sự kiện ấn tượng nhất?

Để tổ chức triển khai một kế hoạch sự kiện việc quan trọng đầu tiên là phải có một đội ngũ nhân sự. Nếu bạn là người đứng ra tổ chức sự kiện cho công ty thì phải huy động đội ngũ nhân lực, các phòng ban để cùng thự hiện chương trình và đôi khi bạn còn phải tuyển thêm cộng tác viên hoặc thuê người bên ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện.

Còn nếu là ở một đơn vị tổ chức sự kiện (Agency) thì việc này hẳn đã có quy trình và nhân sự được phân công từng phần công việc cụ thể khác nhau dựa theo chuyên môn của từng người: bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), bộ phận Ý tưởng (Creative), bộ phận Sản xuất (Production), bộ phận tài chính (Finance), bộ phận truyền thông đối ngoại (PR – Media)...

Nhiệm vụ chính của người quản lý dự án, cụ thể hơn là người quản lý chính sự kiện này. Là người đứng ra kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt sự kiện. Người quản lý sự kiện phải lên các bản mô tả, phân công công việc theo tiến độ thời gian (Time line checklist), các thời hạn (Deadline) công việc cụ thể…thật chi tiết, thậm chí càng chi tiết càng tốt và giám sát đôn đốc công việc từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước khi sự kiện diễn ra, sẽ có rất nhiều hạng mục công việc cần phải tiến hành: khảo sát địa điểm, xin giấy phép từ chính quyền địa phương, thiết kế, làm việc với nhà cung ứng (Supplier), sản xuất, thuê nhân sự (MC, PG, ca sĩ, người mẫu…), dàn dựng lắp đặt (Setup), sắp xếp về khách mời, phương tiện đi lại, truyền thông cho chương trình, tập luyện tổng duyệt...

Trong khi sự kiện diễn ra, tất cả mọi thứ đã chuẩn bị đâu vào đó, công việc của những người tổ chức sự kiện lúc này là hỗ trợ cho nhau để cùng thực hiện chương trình đúng với kịch bản đã viết sẵn. Với vai trò là Trưởng dự án, thì người quản lý sự kiện là đầu não chỉ huy tất cả cả các hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một sự kiện làm hài lòng khách tham dự, truyền đạt được những thông điệp mà sự kiện hướng đến

Ngay sau khi chương trình vừa kết thúc: Ngay tại hiện trường, chúng ta phải thu dọn, trả lại địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các vật dụng, thiết bị thuê của nhà cung ứng, thu dọn rác thải, rồi có thể cùng nhóm làm sự kiện tổ chức một bửa tiệc ăn mừng sau khi tổ chức sự kiện thành công.

Bước 7: Đánh giá tổng kết và báo cáo

Làm sao để tổ chức sự kiện ấn tượng nhất?

Một vài ngày sau khi sự kiện kết thúc những người của đơn vị tổ chức sự kiện phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng kết, quyết toán cho khách hàng, còn đối với những người đứng ra tổ chức sự kiện cho công ty thì gửi báo cáo tổng kết lên cấp trên:

Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt (nếu có), tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự tham gia thực hiện chương trình.

Tổng kết, đánh giá lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: Bao nhiêu khách tham dự,bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của khách.

Công tác quảng cáo truyền thông: Bao nhiêu banner được treo, bao nhiêu tờ rơi được phát và phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…

Trong nhóm tổ chức sự kiện (Team Event) cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt ngay sau khi sự kiện kết thúc vì điều này rất quan trọng để chúng ta tổ chức những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn, hoàn thiện hơn và thành công hơn. Điều quan trọng nhất đó là phải phải làm hài lòng khách hàng, hài lòng công ty.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn chính trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế những gì cần phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể.